Modul pentru departamentele sau echipele de recrutare

 

Funcționalități esențiale pentru o soluție software de recrutare pot fi adaugate in CAS genesisWorld sau in CAS SmartWe cu ajutorul unui Modul pentru departamentele sau echipele de recrutare.

Modul pentru departamentele sau echipele de recrutare este o soluție software dedicată recrutării de personal (un ATS – Applicant Tracking System) trebuie să acopere întregul proces de la atragerea candidaților până la evaluarea și selecția finală, într-un mod eficient și colaborativ.

1. Managementul candidaților

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare oferă posibilitatea managementului facil al candidaților:

a) Bază de date centralizată a candidaților: stocarea tuturor informațiilor despre candidați (CV-uri, date de contact, experiență, educație, note interne) într-un singur loc, digital. Toate acțiunile din proces (aplicări, emailuri trimise, feedback după interviuri, comentarii interne) sunt înregistrate pe profilul candidatului pentru a oferi un istoric complet al interacțiunilor.

b) Import automat de CV-uri și creare profiluri (resume parsing): CV-urile sunt procesate automat pentru a extrage datele relevante (nume, contact, istoricul joburilor, competențe) și a popula câmpurile din platformă. Această funcționalitate elimină introducerea manuală a datelor și asigură uniformitatea formatului CV-urilor.

c) Căutare și filtrare avansată în baza de candidați: posibilitatea de a căuta candidații după cuvinte-cheie, calificări, experiență, locație sau alți parametri, inclusiv suport pentru operatori booleani pentru combinații precise.

d) Urmărirea statusului și pipeline-ul de recrutare: fiecare candidat are asociată o etapă în proces (de ex. Aplicare, Screening CV, Interviu telefonic, Interviu tehnic, Ofertă, Respins etc.), cu posibilitatea de a trece rapid candidații prin etapele definitede către utilizator.

e) Gestionarea candidaților pasivi (Talent Pool): posibilitatea de a stoca și organiza candidații potențiali care nu au aplicat la un job anume sau care nu sunt încă disponibili, pentru oportunități viitoare. Sistemul permite adăugarea de etichete și note pentru aceste profile și setarea de mementouri pentru a reveni asupra lor.

f) Colectare candidaturi din surse multiple: platforma adună automat toate aplicațiile primite din diferite surse într-o bază de date unificată, eliminând necesitatea prelucrării manuale a CV-urilor recepționate pe diverse canale.

2. Sourcing și publicare joburi

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare oferă posibilitateapromovarii anunturile pentru job-urile aflate în recrutare:

a) Publicare multiplă a joburilor pe diverse canale: abilitatea de a crea și publica anunțuri de recrutare simultan pe mai multe platforme de joburi și pe pagina de cariere proprie, direct din aplicație. Platforma se integrează cu o selecție de site-uri de joburi (atât gratuite, cât și cu plată) astfel încât posturile disponibile pot fi distribuite cu un singur click pe canale precum LinkedIn, BestJobs, eJobs etc..

b) Gestionarea paginii de cariere și a aplicațiilor online: soluția include un modul de tip employer branding care permite crearea unei pagini de cariere atractive, cu listarea posturilor deschise și formulare de aplicare personalizate pentru candidați. Formularele pot conține întrebări specifice și câmpuri obligatorii, fiind ușor de completat de către candidați pentru a încuraja aplicările.

c) Program de recomandări interne (referrals): funcționalitate prin care angajații existenți sau colaboratorii pot recomanda candidați pentru pozițiile deschise, iar aceste recomandări sunt urmărite în sistem. Platforma permite generarea unor link-uri unice de recomandare sau înregistrarea manuală a recomandărilor și poate atribui status special acestor candidați recomandați.

d) Promovarea posturilor pe rețele sociale: integrare cu platformele de social media (LinkedIn, Facebook etc.) pentru a distribui anunțurile de job direct pe aceste canale, sporind vizibilitatea lor. Unele soluții permit conectarea la paginile de social media ale companiei pentru a sponsoriza postările de joburi ca reclame targetate.

e) Sourcing activ de candidați: instrumente care ajută recrutorii să identifice și să importe candidați potriviți chiar dacă aceștia nu au aplicat direct.

3. Screening automatizat

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare oferă posibilitatea screening-ului automat al candidaților:

a) Filtre de preselecție și întrebări de eliminare (knock-out): posibilitatea de a adăuga în formularul de aplicare întrebări eliminatorii care filtrează automat candidații care nu îndeplinesc cerințe de bază. Candidații care nu bifează criteriile minime pot fi marcați automat ca respins sau neeligibil, ușurând munca de triere manuală.

b) Analiza automată a CV-urilor (Resume screening): sistemul scanează CV-urile primite și le compară cu cerințele postului, folosind cuvinte-cheie și criterii prestabilite pentru a evalua potrivirea fiecărui candidat. Modulul poate atribui fiecărui candidat un scor inițial sau un ranking pe baza gradului de potrivire între competențele/experiența din CV și profilul candidatului ideal definit în sistem.

c) Matching bazat pe AI și algoritmi inteligenți: funcționalități avansate care folosesc inteligența artificială pentru a potrivi candidații cu posturile disponibile dincolo de simpla potrivire a cuvintelor-cheie. Astfel de algoritmi analizează contextul experienței, calificările și chiar potențialul candidaților pentru a realiza o clasificare obiectivă.

d) Integrarea testelor online și evaluări automate: posibilitatea ca platforma să integreze teste de aptitudini, teste tehnice sau chestionare de personalitate ca parte a screening-ului. Candidații pot primi automat invitații la teste online imediat după aplicare, iar rezultatele (scoruri, rapoarte) sunt importate în profilul candidatului pentru a ajuta la filtrare.

e) Chatbot de recrutare (pre-interviu automatizat): unele soluții oferă un chatbot inteligent care poate purta o conversație inițială cu candidații, punând întrebări standardizate și colectând informații relevante înainte de intervenția umană. Chatbot-ul poate răspunde și la întrebări frecvente ale candidaților și poate evalua în timp real răspunsurile acestora.

4. Programare interviuri

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare oferă posibilitatea de a planifica interviurile automat și în funcție de calendarul tuturor persoanelor implicate:

a) Planificare automată a interviurilor cu integrare calendar: platforma se conectează la calendarele digitale ale recrutorilor și intervievatorilor pentru a verifica disponibilitatea și a evita suprapunerile. Candidații își pot alege singuri slotul orar disponibil din calendarul recrutorului, după care întâlnirea este programată automat în calendarul tuturor părților.

b) Notificări și remindere automate: odată stabilit interviul, soluția trimite automat notificări de confirmare către candidat (email și/sau SMS) și notificări către intervievatori. De asemenea, sunt trimise remindere înainte de interviu (cu 24h sau 1h înainte, configurabil) pentru a reduce riscul de neprezentare.

c) Programarea interviurilor cu panel multiplu: funcționalitatea de a coordona interviuri cu mai mulți intervievatori (panel) identificând automat intervalele orare comune disponibile. Sistemul poate agrega disponibilitățile tuturor membrilor panelului și oferi recrutorului opțiuni optime.

d) Integrare cu platforme de videoconferință: la programarea unui interviu virtual, aplicația generează automat un link de meeting (Microsoft Teams etc.) și îl include în invitația trimisă. Astfel, candidații și evaluatorii au toate detaliile într-un singur loc.

e) Modele de programări flexibile: posibilitatea de a defini diferite tipuri de întâlniri (ex: interviu telefonic de 15 minute, discuție HR de 30 minute, etc.) și ferestre dedicate pentru fiecare tip. Platforma ține cont de durata și tipul interviului la rezervarea în calendar, asigurând o alocare eficientă a timpului.

5. Evaluare și scoring candidați

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare oferă posibilitateaevaluării și aplicării unui scoring candidaților:

a) Formulare de evaluare și scorecard-uri personalizate: pentru fiecare etapă de interviu, platforma permite crearea unor grile de evaluare cu criterii prestabilite și punctaje. Intervievatorii completează electronic aceste formulare/scorecard-uri, asigurând o evaluare standardizată a candidaților. Criteriile pot fi adaptate rolului, iar sistemul poate calcula scorul.

b) Feedback centralizat și vizibilitate 360°: toți membrii echipei pot vedea feedback-urile și notele acordate candidatului de către ceilalți evaluatori, într-un singur loc. Acest lucru facilitează luarea deciziilor în echipă și reduce bias-ul individual.

c) Kits de interviu și ghiduri de evaluare: platforma poate oferi șabloane de întrebări pentru interviuri sau ghiduri de evaluare pentru competențe, ajutând intervievatorii să adopte metode unitare și obiective. De asemenea, permite atașarea de documente de evaluare la profilul candidatului.

d) Compararea și clasificarea candidaților: funcționalități de ranking care permit compararea candidaților pe baza scorurilor și feedback-urilor acumulate. Platforma poate afișa un clasament al candidaților pe un anumit post sau poate evidenția vizual candidații “top” vs. cei sub nivelul așteptat.

e) Verificări de background și referințe: integrarea procesului de verificare a referințelor sau a antecedentelor direct în platformă, pentru candidații ajunși în etapele finale. Aplicația permite înregistrarea rezultatelor verificărilor  și marcarea candidaților ca aprobați pentru angajare doar după finalizarea acestor verificări.

f) Decizie finală și generare ofertă de angajare: odată selectat candidatul potrivit, soluția suportă crearea și gestionarea ofertei de angajare. Se pot genera scrisori de ofertă sau contracte folosind șabloane predefinite, completate automat cu datele candidatului și detaliile postului.

6. Colaborare în echipă

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare permite colaborarea ușoară colaborarea usoară în cadrul echipei de recrutare:

a) Comentarii și notițe interne partajate: platforma permite echipei de recrutare să colaboreze în timp real, adăugând comentarii și observații direct pe profilul candidaților, vizibile pentru toți colegii implicați. Astfel, membrii echipei pot dezbate și oferi input în orice moment al procesului.

b) Partajarea feedback-ului și a evaluărilor: pe lângă comentarii, scorurile și formularele de evaluare completate de un intervievator pot fi accesate de ceilalți decidenți, facilitând o imagine de ansamblu fără a organiza multiple întâlniri fizice.

c) Notificări către echipă și flux de aprobare: sistemul trimite notificări interne atunci când au loc acțiuni importante (ex. trecea în etapa “Interviu final” sau un ofertă este pregătită), astfel încât toți cei relevanți să fie la curent. Se pot defini fluxuri de aprobare, fără emailuri separate.

d) Asignarea rolurilor și responsabilităților pe poziții: posibilitatea de a atribui diferiți utilizatori drept responsabili sau colaboratori pe un anumit job sau candidat.

e) Colaborare cu clienții (în cazul agențiilor): un modul dedicat prin care agențiile de recrutare pot partaja candidații cu clienții lor (companiile angajatoare) într-un mod structurat și securizat. Clientul poate primi acces la o interfață restrânsă sau link-uri către profilurile candidaților propuși, pentru a oferi feedback sau a programa interviuri, totul centralizat.

7. Rapoarte și analize

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare permite generarea de rapoarte și analize după diverși indicatori:

a) Indicatori cheie ai procesului de recrutare: sistemul generează automat rapoarte privind eficiența procesului, precum timpul de ocupare a postului și timpul până la angajare pentru fiecare poziție.

b) Surse de recrutare și analiza canalelor: platforma urmărește de unde provin candidații și raportează conversia fiecărui canal – câte candidaturi, câți intervievați și câți angajați per sursă. Astfel se poate calcula eficiența și calitatea candidaților pe surse.

c) Rapoarte de funnel (conversia pe etape): afișarea numărului de candidați în fiecare etapă și rata de trecere de la o etapă la alta. Aceste rapoarte ajută la identificarea punctelor unde se pierd cei mai mulți candidați și la optimizarea procesului.

d) Analiza performanței recrutorilor și a echipei: statistici despre volumul de candidați procesați de fiecare recrutor, numărul de angajări realizate, rata de acceptare a ofertelor, feedback-ul candidaților etc.

e) Rapoarte personalizate și export de date: utilizatorii pot crea rapoarte ad-hoc filtrând și combinând diferite date.

f) Dashboard în timp real: un panou de control grafic ce prezintă recrutorilor și managerilor indicatorii principali ai recrutării într-un mod vizual (diagrame, grafice) cu date în timp real.

8. Integrare cu alte platforme

Modulul pentru departamanete sau echipele de recrutare permite integrarea cu diverse aplicații sau tool-uri externe:

a) Integrare cu calendare și email: platforma se conectează cu servicii de email și calendare pentru a sincroniza comunicările și programările. Astfel, recrutorii pot trimite și primi email-uri direct din aplicație, iar invitațiile la interviu apar în calendarele obișnuite ale utilizatorilor.

b) Integrare cu platforme de joburi și rețele profesionale: soluția se conectează prin API cu marile platforme de joburi, permițând atât publicarea automată a anunțurilor de job, cât și importul candidaților care aplică pe acele platforme.

c) Integrare cu sisteme HR: exportul de date către aplicatia HR internă sau accea a clientului pentru continuarea proceselor de onboarding.

d) Integrare cu instrumente de evaluare și testare: conexiuni cu platforme terțe de teste tehnice sau evaluări psihometrice. Sistemul lansează testele direct din interfața sa și primește rezultatele înapoi, asociindu-le candidatului.

e) Integrare cu servicii de verificare background: aplicația se poate conecta cu servicii de verificare a antecedentelor, verificare diplome, etc.. Prin astfel de integrări, recrutorii pot comanda verificări direct din platformă, fără a reintroduce datele candidatului.

f) API deschis și integrări custom: pentru nevoi specifice, soluția oferă un API pentru integrări cu alet sisteme. Acest lucru previne insulele de date și dublarea muncii prin introduceri manuale redundante.

9. Securitate și permisiuni

Modulul pentru departamante sau echipele de recrutare permite managementul permisiunilor utilizatorilor:

a) Controlul accesului pe bază de rol (RBAC): sistemul oferă gestionare granulară a permisiunilor utilizatorilor pe roluri. Fiecărui rol i se pot aloca drepturi specifice asupra modulelor și datelor (vizualizare, editare, ștergere).

b) Protecția datelor personale și conformitate GDPR: soluția asigură respectarea cerințelor GDPR și a altor reglementări de confidențialitate.

c) Securitatea datelor și criptare: platforma folosește măsuri de securitate robuste pentru a proteja informațiile candidaților. Toate datele sunt criptate atât în tranzit cât și în repaus.

d) Audit și trasabilitate: fiecare acțiune importantă efectuată în sistem este jurnalizată (audit log).

e) Măsuri suplimentare de securitate la acces: suport pentru autentificare multi-factor (2FA) pentru utilizatori  și/sau integrare Single Sign-On (SSO).

f) Backup și redundanță, continuitatea datelor: se realizează backup regulat automat al datelor, pentru a preveni pierderea informațiilor.

 

Modulul pentru departamentele de recrutare sau echipele de recrutare este customizabil și personalizabil conform cerintelor dumneavoastră.

 

Pentru mai multe informații ne puteți contacta aici.